¿Cómo hacer contenido de capacitación eficaz? 7 tips para crear cursos corporativos en línea

Es una verdad universalmente reconocida que, en tiempos de pandemia, cualquier empresa interesada en crecer tuvo que buscar soluciones de aprendizaje efectivas para seguir capacitando a sus colaboradores.

Y los números lo prueban: 41.7% de las empresas más rentables y productivas del planeta invirtieron en programas para el desarrollo de nuevas habilidades entre sus equipos de trabajo, al menos una vez al mes a lo largo de 2020, y lo hicieron con contenido 100% digital.

Con una pandemia que se encuentra lejos de terminar, que además nos exige mejores habilidades para enfrentar los nuevos mercados, la necesidad de la formación en línea ya no puede ignorarse.

Por eso, muchos de nuestros clientes nos preguntan sobre cómo provocar que el proceso de desarrollo de contenido para una capacitación digital se transforme en una inversión inteligente, que además, no les reste mucho tiempo en su producción, lo cual puede constituir todo un reto si tomamos en cuenta en que se que tiene: analizar los materiales que se disponibles en la empresa para adaptarlos al curso, compilar toda la información requerida para crear el curso como tal, establecer estrategias para presentar el contenido de ese curso y, por supuesto… ¡Diseñarlo!

¿Suena desafiante? ¡No tiene por qué serlo! En apithy contamos contamos con un sólido expertise en el Servicio de Desarrollo de Contenido y Editorial Digital, por lo que hemos desarrollado una rigurosa metodología de 7 pasos a los que tú, como líder de Recursos Humanos, puedes ceñirte para desarrollar una capacitación digital eficaz.

1.- Diagnostica tus necesidades de capacitación

Independientemente de la estrategia de formación que elijas, tener plenamente identificadas las brechas de conocimiento, habilidades y aptitudes que existen entre los colaboradores de tu empresa es imprescindible y especialmente importante para el desarrollo de una capacitación digital exitosa, ya que cada uno de los integrantes de tus equipos aprende de distintas maneras, enfrenta distintas necesidades y requiere desarrollar distintas capacidades. 

En esta etapa nos gusta recomendar a nuestros clientes la realización de un Test Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC), el cual te dará respuestas a preguntas como:

  • ¿Quién es el público objetivo?
  • ¿Cuáles son sus requisitos de aprendizaje exactos?
  • ¿Dónde se ubica su nivel actual de conocimientos, habilidades y aptitudes?
  • ¿Qué objetivo de formación debería de abordar el contenido para ese público?
  • ¿Cómo debería ser el tono del programa de capacitación para conectar con la audiencia?

Tener delimitados estos principios no solo ayudará a la creación de un contenido de capacitación efectivo, sino que también determinará el método más adecuado para entregar o presentar el programa de aprendizaje empresarial que tienes en mente con los recursos más óptimos (ya sea a través de webinars, de videos, de juegos o si basta con un PDF).

2.- Cura todo el contenido que ya tengas “en casa”

Una vez que hayas realizado el análisis de las necesidades de formación en tu empresa, tendrás una idea clara del contenido necesario para empezar con el desarrollo de tus cursos. Entonces, el siguiente paso es curar todo el contenido “que ya tienes en casa”, es decir, aquellos materiales, documentos, videos, infográficos, manuales y otro tipo de recursos con la información necesaria para crear la capacitación digital. Por ejemplo: 

  • PDF’s sobre pautas de la empresa o pautas de productos y servicios.
  • Presentaciones en formato Power Point, manuales de operación y guías de usuario.
  • Documentos e investigaciones proporcionados por personas expertas en la materia.
  • Seminarios web, videos de bienvenida o mensajes de personas con un cargo de leadership.

Las bases de datos internas de tu organización pueden ser un verdadero tesoro informativo para crear un curso digital exitoso, pues el contenido que vive tanto en los boletines de tu empresa, como en los artículos de tu blog, o hasta en los reglamentos de operaciones contienen las mejores prácticas y todo el know-how organizacional de tu compañía “en formato bruto”.

¿Y qué se dice de los diamantes? Que primero hay que pulirlos para que empiecen a brillar.

3.- Consulta con las y los expertos en la materia

Cuando se trata del desarrollo de contenido para una capacitación digital, los conocimientos internos de las empresas son la joya de la corona y, por eso, tienes que voltear a ver a tus “Maestras y Maestros Jedi”: esas personas que están dentro de tu organización y tienen un panorama completo de la logística de su área, por lo que cuentan con un conocimiento “de otra galaxia” por sus años de servicio y son una verdadera knowledge database.

Estas personas son tanto la fuente de información como las principales consultoras para crear el contenido de tu capacitación digital: pueden revisar la pertinencia de los recursos seleccionados verificar si la información está desactualizada o incompleta, “llenar los vacíos” con estudios y metodologías más recientes, y ofrecerte los insights para definir si el curso de capacitación mantiene la calidad y la base instruccional.

No obstante, involucrar plenamente a estas personas en el desarrollo de un curso digital de capacitación puede ser un poco retador, ya que, normalmente, ocupan puestos de trabajo más altos, su agenda se encuentra apretada, y la formación y el desarrollo de otros colaboradores no es su principal responsabilidad. Pero descuida: tenemos algunos consejos:

  • Involucra a estas personas en la reunión de lanzamiento inicial y aclara sus dudas.
  • Pregunta por su tiempo y disponibilidad de antemano y cumple con el horario definido.
  • Mantén siempre un cronograma definitivo de cuándo y dónde necesita su participación.
  • Explícales el alcance, el objetivo y la duración de la capacitación para que lo dimensionen.
  • Registra sus aportaciones o explicaciones y comienza a utilizarlas como recursos “en bruto”.

4.- Alinea el contenido a los objetivos de tu empresa

Una vez que tu organización haya verificado y actualizado el contenido que se va a utilizar para el curso, el siguiente paso es preparar este contenido para que tenga un “enfoque de e-learning”. Esto significa deshacerte de toda la información superflua y retener solo lo que es relevante.

¿Cómo lograr esto eso? Con la ayuda de los “objetivos de aprendizaje”.

Los objetivos de aprendizaje son como el faro de un proceso formativo: responden a la pregunta “¿Qué quiero alcanzar, lograr u obtener con este curso de capacitación?”, ayudando a guiar al estudiantado, al equipo de diseño instruccional del programa de aprendizaje empresarial, al área de Recursos Humanos que se encuentra a cargo de la elaboración mismo e, incluso, a permite delimitar los objetivos comerciales y de negocio que tiene una capacitación corporativa.

Estos objetivos de aprendizaje son el “antes y el después” del curso, son la manera de informar a tus colaboradores “qué ventajas habrá para ellas y ellos” una vez que terminen con la capacitación y una forma de establecer a grosso modo “qué vamos a poner en el curso”. 

Tener identificado hacia dónde va la capacitación nos ayudará a nivelarla, a orientarla hacia determinado tipo de audiencia, a definir cuál es el mejor medio para presentar el taller, curso o inducción y, por supuesto, a contar con una idea bastante sólida sobre la duración final del curso y, por ende, su costo operativo.

5.- Imagina una representación visual de tu curso

El e-learning es una metodología de formación muy visual, por ello, sugerimos a nuestros clientes tener una “representación final” de cómo se vería y cómo se sentiría el curso antes siquiera de comenzar a desarrollarlo. Y, en el mundo de las capacitaciones digitales, la mejor manera de hacerlo es con un “guión gráfico” y un “prototipo”.

Un guión gráfico o storyboard es una presentación secuencial basada en diapositivas de todo el curso, el cual contiene todos los elementos gráficos y textuales, con instrucciones y comentarios, sin los elementos funcionales. Mientras tanto, el prototipo es una versión en miniatura del curso con una muestra de todos los elementos (incluida la interactividad y las voces en off).

6.- Traduce tu contenido a idiomas globales

La mayoría de las empresas de hoy en día tienen una fuerza laboral ubicada en diferentes puntos geográficos y todo mundo sabemos que el aprendizaje es inmensamente más eficaz y atractivo cuando se realiza en la propia lengua materna, por lo tanto, la traducción de un programa de aprendizaje empresarial es tan importante como la creación del mismo.

Traducir cualquier curso de capacitación de un idioma a otro puede ser complicado, ya que involucra textos, imágenes, gráficos y videos que no solo deben transmitir información en el idioma seleccionado, sino también reflejar los matices culturales e idiosincrasias lingüísticas.

Para que no se pierda “el saborcito”, te recomendamos planificar la traducción del programa de e-learning desde un comienzo y utilizar un lenguaje, colores y gráficos neutros para que este proceso sea más fácil, permitiendo “regionalizar” solo el contenido necesario y evitar las “traducciones literales”.

7.- Decide si puedes hacerlo por tu cuenta o necesitas apoyo

Hablemos con total honestidad: el desarrollo del contenido para una capacitación digital puede ser una tarea avasalladora y si no tienes un equipo de trabajo especializado en proceso formativos, que además dedique el 100% de su tiempo a esta actividad y sea lo suficientemente interdisciplinario como para planear, investigar, redactar editar, corregir, grabar, diseñar y estructurar los recursos de un programa de aprendizaje empresarial, te toparás con un imposible.

Por ello, una de las principales decisiones que debes tomar es si vas hacer tu curso con equipo de tu propia compañía o será mejor subcontratar la producción a un proveedor externo… y la respuesta es bastante simple, en realidad:

  • ¿Tienes un equipo de capacitación en tu empresa que incluye diseñadores instruccionales?
  • ¿Cuentas con colaboradores internos totalmente dedicados a manejar este proyecto?
  • ¿Puede tu equipo terminar el curso dentro de un cronograma establecido?

Si tu respuesta a todas o algunas de estas preguntas es “no”, la subcontratación puede ser una mejor opción para el desarrollo de tu contenido. Pero mucho OJO: por fortuna, un proveedor serio no te dejará fuera de la jugada al momento de construir tu curso de capacitación empresarial. ¡Todo lo contrario! Te implicará al máximo y, no solo te guiará a lo largo del camino, sino que te brindará la certeza de “tener la última palabra” mientras te ayuda a desarrollar un plan de formación efectivo.

apithy – Live the learning digital experience!

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