¿Cómo implementar un proceso de onboarding exitoso? La fórmula 3-4-4 para inducciones eficaces

¿Recuerdas cómo fue tu primer día de trabajo? Seguramente una experiencia llena de burocracia y confusión, pues se calcula que casi 60% de las empresas centra la incorporación de nuevos talentos en procesos y papeleos, a partir de los cuales le asigna un promedio de 54 tareas antes de su primera hora de comida.

Quizá por eso entre 20% y 25% de esos nuevos talentos abandonan su puesto de trabajo antes de los dos meses y más de la mitad empieza a buscar otro empleo tras haberse enfrentado a una experiencia de incorporación que le resultó negativa.

Ante esto, la necesidad de realizar un onboarding exitoso cobra especial interés, puesto que el inicio de una relación laboral representa un momento clave para la estrategia de una empresa y su correcta implementación disminuye el riesgo de pérdidas de talento y de capital financiero (recordemos que el costo de rotación de una empresa representa hasta 30% del salario anual de la persona que se va).

Pero, ¿Cómo realizar este proceso sin morir en el intento? A continuación, te presentamos las principales estrategias para implementar un onboarding exitoso.

Inducción y onboarding ¿Son lo mismo?

Contrario a lo que pueda pensarse, se tratan de procedimientos distintos.

La inducción es un evento inicial en el proceso de onboarding durante el cual se transmite información básica sobre la empresa (como la misión, los procesos y la estructura organizacional), por ello es un proceso unidireccional y que ocurre durante el primer día de trabajo.

El onboarding, por su parte, es un plan de acompañamiento para la integración y adaptación efectiva del trabajador o trabajadora, mismo que le ayuda a entender la importancia de sus tareas en el alcance de los objetivos de la empresa. Así pues, es un proceso bidireccional y de retroalimentación constante.

Un proceso de onboarding exitoso se caracteriza por tres ejes principales:

  1. Tiene un plan de incorporación adaptado a objetivos del área a la cual se ingresa.
  2. Realiza seguimientos del proceso para garantizar su realización conforme al plan.
  3. Se desarrolla a partir de una agenda de integración que es siempre progresiva.

Con esto en mente, el diseño de un proceso de integración considera 4 puntos clave:

  1. Inducción: momento para compartir las bases y buenas prácticas de la empresa.
  2. Desarrollo: puesta en marcha del plan de onboarding.
  3. Acompañamiento: explicación de herramientas y dinámicas del trabajo.
  4. Plan de contingencia: medidas, acciones y posturas ante un escenario adverso.

Estos puntos se desarrollan a su vez en 4 hitos del plan de onboarding:

1.- El onboarding inicia desde la contratación

La atracción de talento es el punto de partida de todo proceso de onboarding exitoso. Es aquí donde se comparte la cultura de la empresa y las funciones del puesto. Esto favorece la incorporación debido a que permite al candidato o candidata tener una idea certera de la organización, así como de sus funciones a realizar, por lo que también es un buen momento para aclarar las dudas que podrían surgir en el primer día de trabajo. El secreto es anticiparse.

Tip apithy: Una entrevista que transmite claramente los valores de la empresa y la cultura organizacional puede afianzar el employer branding.

2.- El primer día es decisivo

Versa el dicho que “la primera impresión es la que cuenta”. Llevado al terreno laboral, esto se traduce en que la experiencia de nuevos talentos durante su primer día debe lograr un engagement para motivar su interés de contribuir a los objetivos de la organización. Por ello es importante estimar todos los factores prácticos y logísticos, así como jugar con el factor humano a tu favor.

Tip apithy: Asegúrate de indicar a la persona recién llegada todos los requerimientos para su primer día; selecciona una persona que hagas las veces de host, buddy o ambassador para abrir el círculo social; programa una reunión con su líder directo; y, si es posible, agenda una junta de bienvenida con la persona a cargo de la organización.

También verifica la logística de todo lo relacionado con aspectos informáticos e invita al nuevo talento a conocer las instalaciones y su espacio de trabajo.

Recuerda: lo importante es darle la bienvenida y empaparle de la filosofía de la empresa al mismo tiempo; el papeleo y las tareas a realizar vendrán después.

3.- La primera semana aterriza el proceso

Los 5 días posteriores al ingreso deben afianzar el conocimiento del área y las funciones a desempeñar, así como el desarrollo autónomo de todas las tareas y las interacciones sociales que tendrá el nuevo talento dentro de la empresa.

Tip apithy: Un roadmap o plan de programación es sumamente efectivo para trazar la ruta de acción de nuevos talentos, puesto que fija las etapas y estrategias que deben seguir en su proceso de incorporación.

Con esto se ayuda a gestionar el proceso y verificar que se cumple sistemáticamente ¡Pero cuidado! Evita lanzar toda la información en una sola exhibición.

Te sugerimos nivelar la presentación con otras actividades para familiarizar al nuevo talento de manera orgánica, lo que debe dar lugar a una sesión de retroalimentación para hacer un balance de la primera semana.

4.- El onboarding es continuo

Según el puesto de trabajo, el proceso de integración abarca entre 90 días y hasta un año. Este período sirve para profundizar, personalizar y perfeccionar la experiencia pues, para entonces, el nuevo talento ya habrá adquirido experiencia en el desarrollo de sus tareas dentro de la organización, pero también tendrá nuevas inquietudes relacionadas con aspectos particulares de su trabajo.

Tip apithy: Asegúrate de darle seguimiento periódico al nuevo talento. Para ello, puedes fijar algunos checkpoints para verificar el cumplimiento de los hitos del roadmap y efectuar una retroalimentación para establecer rutas de desarrollo.

Tampoco te olvides de promover constantemente la cultura de tu empresa y hacer consciente a todo el equipo de que forma parte de “algo más grande”. Asegúrate de que el empleado se haya convertido en un experto en los productos o servicios que tu organización ofrece, que conozca el público objetivo y que domine los procesos que rigen las actividades cotidianas.

Por último, pero no menos importante, trabaja en el team-building, para la unificación de los empleados y equipos de trabajo.

Bonus: ¿Digitalizar y gamificar?

Para digitalizar la experiencia de onboarding es indispensable abandonar la idea de que esto se traduce en la simple y antigua exposición de diapositivas en un aula de capacitación. Por el contrario: la digitalización ofrece una oportunidad para la integración interactiva que combine lo mejor de una experiencia amigable para nuestra plantilla de trabajo y las estrategias de onboarding

Dicho de otro modo, el onboarding digital se apuntala como la estrategia por excelencia en el mundo actual y el abanico de opciones que brinda también facilita la automatización del proceso.

Entre los instrumentos que ofrece se encuentran, por ejemplo, las herramientas de gestión de procesos y generación de checklist, los LMS (learning management system o sistemas de gestión de aprendizaje), las videoconferencias y canales de comunicación, así como las dinámicas de grupo virtuales y los elementos audiovisuales ¡Y sin necesidad de hacerlo presencial!

Por su parte, el gameboarding o la gamificación del onboarding se perfila como una iniciativa diferente e innovadora que transforma la percepción de las y los empleados sobre la organización, motivándoles a establecer una cultura de aprendizaje basada en la adquisición de conocimientos sobre su empresa, sus procesos y sus tareas de manera divertida y eficiente.

El resultado: un índice de satisfacción tan elevado que 82% de las personas se queda en el puesto por un año cuando menos y los nuevos talentos mantienen una productividad sostenida superior al 70%, según estudios del Brandon Hall Group.

¿Qué dices? ¿Te apuntas a formar parte del apenas 12% de las empresas que sí está implementando un proceso de onboarding?

apithy – Live the learning digital experience!

About Luz Barrientos 2 Articles
Soy una persona que ama y tiene una vocación genuina por la educación con dos Especialidades en Tecnología Educativa y Diseño de Cursos Instruccionales. He enfocado mi carrera al desarrollo de mejores prácticas de aprendizaje para personas adultas y a planes de desarrollo de contenido para Editoriales Digitales. ¡Estamos para apoyarte!

3 Comments

    • ¡Un gustazo, estimada Lorena! Con todo gusto: permítenos enviarte un correo electrónico con todos los detalles. ¡Que tengas preciosa semana!

  1. 568117 46381Wow, incredible blog format! How lengthy have you been blogging for? you make running a blog glance easy. The full glance of your site is fantastic, as smartly the content material! 948758

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*