Guía práctica para buscar el proveedor perfecto de cursos online para tu empresa

El proceso de selección de un proveedor de cursos online para tu empresa es muy parecido a aventurarse en un campo minado: un paso en falso… y te vas dando cuenta que la tasa de “sobrevivientes” que terminaron el curso no pasa del 14% o que, después de la primera semana, la motivación de tus colaboradores está hecha pedazos.

Ya sea porque los contenidos no se encontraban nivelados, porque las lecciones no apelaban a estímulos interactivos, o porque la capacitación nunca fue diseñada para personas adultas, algunos de nuestros clientes han tenido malas experiencias al subcontratar el servicio de desarrollo de contenido para sus talleres e inducciones.

Y, con un mercado de e-learning inundado de proveedores (en el que todos se dicen “de calidad”), tu preocupación es totalmente comprensible: está en juego el presupuesto de tu organización y el esfuerzo que tu departamento de Recursos Humanos le destina a la creación de un programa de capacitación efectivo.

¿Cómo puedes tomar la decisión correcta? ¿En qué te debes fijar cuando buscas un proveedor de cursos en línea? ¿Qué características debe tener en cuanto a precios, tecnología, calidad y servicio?

Consciente de las necesidades que los líderes de RRHH como tú enfrentan en su día a día, hoy te comparto cinco consejos para elegir al proveedor perfecto de e-learning y delegar la adaptación de materiales para tus procesos de capacitación digital sin morir en el intento.

1.- Evita las casas productoras de video:

Sorprendentemente, el 64.5% de los proveedores que afirman tener la capacidad para desarrollar cursos en línea no están enfocados en este campo y, de hecho, su verdadero core business es la producción de video, lo que resultará en un taller de capacitación que “se verá bonito”, pero que resultará deficiente en cuanto a términos de aprendizaje de habilidades y competencias se refiere.

El diferenciador que tiene una empresa específicamente dedicada al e-learning es que cuenta con un equipo especializado de diseñadores instruccionales, gerentes de proyecto, programadores edu-digitales, generadores de contenido multiplataforma, testers de calidad, expertos en herramientas de autor y, por supuesto, también de Ilustradores, animadores, guionistas, narradores e ingenieros de audio.

Tip apithy: Verifica en la página web de tu proveedor quiénes integran su equipo de trabajo, qué tan interdisciplinarios son sus perfiles profesionales y cuál es la experiencia que tienen en el campo de la capacitación para determinar si el e-learning es su actividad principal. Para ello, te sugiero que evalúes el contenido que publican en redes sociales o los artículos que comparten en su blog, permitiéndote identificar si los integrantes se encuentran inmersos en las necesidades del aprendizaje empresarial.

2.- Busca muestras de proyectos similares:

Piénsalo: ¿Contratarías a alguien para que construya la casa de tus sueños solo porque tiene sacos de cemento, una caja de herramientas y un paquete de ladrillos? Después de todo, una casa necesita jardín, escaleras, puertas, ventanas, cañería, instalación eléctrica, cimientos, sistema de ventilación y un sinnúmero de elementos que componen el diseño arquitectónico antes de que puedas llamarla siquiera “hogar, dulce hogar”.

Pues bien, lo mismo ocurre con los proveedores de cursos en línea: apenas 18 de cada 100 cuentan con un demo reel donde puedes ver ejemplos reales de su trabajo y el diseño instruccional que mana de los cimientos, los tipos de interacción/estímulos audiovisuales que se estarán utilizando a lo largo del curso, la manera en que se fragmentará el contenido, y la capacidad del equipo para echar mano de las herramientas de maquetación online.

Tip apithy: Si bien, es posible que tu proveedor de cursos no se encuentre en la posición de compartirte parte de su trabajo debido a acuerdos de confidencialidad con sus clientes (lo cual está perfecto, ya que constituye un indicador del tratamiento que la darán a tu información empresarial y de negocio), debe tener disponible una cartera genérica de proyectos abiertos al público y un demo reel que haya construido a lo largo de su trayectoria. ¡Pídelo sin falta!

3.- Checa la capacidad de respuesta de tu proveedor:

Como en cualquier matrimonio, si la comunicación es deficiente, la pareja está condenada al fracaso; por ello, un punto fundamental al momento de elegir a tu proveedor de cursos online para toda la vida y que nos habla del nivel de seriedad con el que se maneja, es que cuente con canales específicos para “platicar” contigo (y, si no te responde para una cotización por chat o correo, menos lo hará para aplicar modificaciones en un proyecto con la suficiente agilidad).

Ya sea para palomear entregables, responder dudas, comunicar retrasos, cabildear la gestión o hasta para anunciar los avances del proyecto, se calcula que 40% del éxito de un curso de capacitación online recae en que tu proveedor mantenga actualizado a tu equipo sobre cada etapa del desarrollo de contenido, garantizando así que el “mix” entre un curso atrapante y que también rete a los colaboradores durante el proceso formativo se genere de manera sólida.

Tip apithy: Pregunta específicamente a tu proveedor cómo maneja las distintas fases de un proyecto de e-learning, cómo se comunica su equipo con la clientela, con qué frecuencia y a través de qué canales. También verifica cómo aplican las excepciones y cambios (que, seguramente, surgirán a lo largo del proyecto), cuál es su proceso de “vistos buenos”, qué tan robusto es el equipo de calidad, cuántas rondas de control realizan y qué controlan.

4.- Verifica el tamaño de la empresa de e-learning:

De acuerdo con estudios de la Computer Aided E-learning Division (CAED), los pequeños proveedores de cursos de capacitación en línea son más ágiles y efectivos que una empresa de gran volumen al momento de materializar proyectos de e-learning específicos (como una capacitación de procedimientos internos que solo tu organización tiene implementados).

Por su parte, si lo que necesitas es lanzar una inducción general para 1,235 colaboradores a lo largo de todo el país, puede tu equipo de Recursos Humanos deba plantearse la idea de subcontratar los servicios de una organización tan grande como la tuya, aún a costa de que no sea tan capaz de atender las necesidades concretas, puntuales y personalizadas de tu empresa “de forma artesanal”.

Tip apithy: Te recomendamos tomar la decisión del tamaño de la empresa a elegir en función del proyecto a desarrollar (no es lo mismo un curso a medida sobre un software que solo tu compañía utiliza a un taller de mejores prácticas de ITIL para todos los corporativos de América Latina con estándares internacionales) y preguntarte si, a medida que tus requisitos escalan con el tiempo, tu proveedor estará dispuesto a aumentar los recursos para cumplirlos (ya sea para agregar la infraestructura necesaria o para incrementar su plantilla al ritmo de tu operación).

5.- Procura que tu proveedor se apegue a las 3R’s

Una de las bondades del contenido digital es la capacidad que tienen las empresas para Renovarlo, Reutilizarlo y Readaptarlo. Me explico: imagina que en 2019 invertiste en un curso de Procesos de Almacén y, al año siguiente, cambian los protocolos de higiene con la llegada del COVID-19, pero no así la operación ¿Cierto? Pues bien, un buen proveedor de cursos en línea debería entregarte una capacitación digital que, sin problema, puedes “actualizar” en tiempo récord.

Con este paradigma echamos por tierra el mito de que “capacitar es gasto” y lo llevamos a una inversión inteligente para aprovechar los insumos actuales de tu organización, sin mencionar que compañías como la tuya son grandes generadoras de conocimientos que, en el mejor de los casos, pueden vivir en videos, en procesos, o documentos, pero, en 53% de los casos, se queda en las personas (imagina qué ocurre con ese know-how cuando no se encuentra plasmado en una knowledge database).

Tip apithy: Lo ideal es capturar todo ese conocimiento y llevarlo al medio digital para resguardarlo, pulirlo, difundirlo y permitir su actualización constante, con acceso 24×7 para cualquier colaborador de tu empresa que lo necesite. El reto aquí es que, al producir el contenido digital, tu proveedor de e-learning cuente con las habilidades para estructurar un curso digital bien planeado y que, como cliente, se te proporcionen los guiones instruccionales, objetivos de aprendizaje e insumos necesarios para implementar cualquier tipo de “renovación”.

¡Ahora ya lo tienes!

La creación de un buen contenido (es decir, que de verdad eduque, apasione y permita desarrollar nuevas competencias o habilidades entre tus colaboradores) requiere de un proveedor de cursos en línea que, desde las distintas trincheras que componen a su equipo, asegure la calidad de la capacitación.

Para ello, la empresa con la que decidas generar una relación de negocio a largo plazo deberá preguntarte sobre los objetivos de formación que tiene tu compañía (“¿A dónde quieres llegar?”), las características y necesidades de tu audiencia (“¿A quienes quieres llegar?”) y las herramientas que tienes a la mano para ofrecer la capacitación de forma sustentable (“¿Cómo y en qué momento les quieres llegar?”).

Sin embargo, un proceso de selección completo y organizado de proveedores nos obliga a que, como departamento de Recursos Humanos, también tú hagas preguntas que te permitan verificar las cualificaciones del proveedor.

Por ejemplo:

  • ¿Presta servicios a otras organizaciones similares a la mía?
  • ¿Brinda soporte al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana?
  • ¿Tiene un sistema, plataforma o contenido que admite varios idiomas?
  • ¿Respalda la implementación del cliente con soporte o acompañamiento?
  • ¿Cuenta con un sistema de entregables, acorde a KPI’s, y corrección de bugs?
  • ¿Garantiza una operación exitosa acorde a una política de calidad establecida?
  • ¿Goza de referencias de clientes a los que ha ofrecido sus productos o servicios?
  • ¿Ofrece un precio base que se adapta al volumen de contratación de sus servicios?
  • ¿Proporciona múltiples soluciones para tus necesidades y herramientas de creación?
  • ¿Es transparente en cuanto a si tiene personal debidamente capacitado y certificado?

Cuando tienes a un proveedor con talentos interdisciplinarios, todos ellos enfocados en construir una pieza de contenido que verdaderamente forme nuevas habilidades entre tus colaboradores, te encontrarás con una empresa de e-learning que tiene cubiertos todos tus frentes.

¿Tu proveedor te da esa certeza?

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About Yucari Medellín 8 Articles
apithy CMO & Cofounder, soy estratega en Inteligencia de Mercados con un Máster en Administración de TI por el TEC de Monterrey, especialidad en proyectos Edu-digitales y me encuentro permanentemente involucrada en causas relacionadas con el mundo de la empleabilidad, la equidad entre géneros y la inmersión de la niñez en el terreno de la innovación digital.

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